Toute entreprise, quel que soit la taille du projet, est perpétuellement soumise à des changements. Un des points au cœur des entreprises pour faire face à ces changements est l’optimisation des processus.
L’optimisation des processus est un facteur clé de succès qui permet :
- D’améliorer la croissance et la performance
- D’accroitre la qualité et obtenir plus de satisfaction et de fidélité client
- De mettre en place de l’amélioration continue de la productivité
- D’offrir de meilleure prise de décision et adaptabilité
- De réduire les coûts et délais ainsi que les dettes techniques et fonctionnelles en réduisant la consommation des ressources et en rationnalisant les processus
- De renforcer la conformité et sécurité des données
- De simplifier les parcours utilisateurs et proposer des méthodes de travail plus durables et plus stables.
Comment atteindre ces objectifs ?
Afin de rester clair ce qui se fait au sein des processus, de localiser les irritants et d’agir de manière localisée et rationalisée, la modélisation des processus devient une étape nécessaire.
Cette modélisation va permettre de mettre en avant la transversalité des processus et l’interconnexion entre les différents services de l’entreprise.
Dans ce contexte, la clé d’une entreprise pour être performante est :
- L’utilisation de méthodes de modélisation adaptées au contexte,
- De rester à l’écoute du besoin de chaque partie prenante pour favoriser l’adoption,
- De mesurer au mieux les impacts en définissant les bons KPI (indicateurs clés de performance),
- D’anticiper les conséquences en proposant une documentation claire et par étape.
Retour d’expérience
Face à ce constat, nous avons souhaité partager un de nos retours d’expérience sur un sujet de modélisation :
La société Ohana Conseil a été mandatée pour réaliser la modélisation des processus de son client et l’aider à revoir ses processus de démarches commerciales.
Les enjeux étaient
- Optimiser les performances de l’entreprise et s’améliorer en continue
- Réduire les dettes fonctionnelles
- Simplifier les parcours utilisateurs
Pour atteindre ces objectifs, Ohana Conseil a proposé d’utiliser le framework Scrum pour le déroulement du projet et l’event modeling pour la modélisation processus.
*Le framework Scrum, une démarche souple et adaptable, permettant une amélioration continue notamment par le travail en équipe pour élaborer des processus qui sont en adéquation avec leurs besoins. *
*Quant à l’utilisation de l’event modeling, il a pour but de dessiner la modélisation des processus opérationnels d’une entreprise autour des événements et de les optimiser en conséquence de manière collaborative et facilement adaptable. *
L’approche utilisée avec ce client
- Poser les objectifs globaux
- Analyser les processus existants via une modélisation grâce à l’event modeling et les cartographier pour avoir une vision d’ensemble du fonctionnement de l’organisation et identifier les inefficacités et opportunités d’optimisation.
- Modéliser les nouveaux processus de manière collaborative pour que chaque partie prenante visualise l’ensemble et proposent des processus plus efficaces.
- Définir les KPIs afin de piloter tout changement avec des mesures régulières.
- Mettre en œuvre les projets et aider à implémenter les nouveaux processus opérationnels d’une manière organisée et planifiée.
Grâce à cette modélisation, le client a pu visualiser clairement chaque étape de son processus de démarche commerciale et identifier sur lesquelles une adaptation était possible pour l’optimiser et diminuer la dette.
Nous les avons accompagnés sur l’identification des actions d’optimisation, les KPIs de suivi et la mise en avant de différents scénarios, en mettant en exergue
- Le confort utilisateur
- Le Time To Market
- L’appropriation au changement
- Les coûts d’accompagnement
- Les coûts techniques à prévoir
La modélisation est un réel moyen de poser ses idées et d’avancer de manière transparente et pérenne. Elle accompagne l’optimisation des processus d’une entreprise et favorise la réussite d’un projet en avançant par étape.
Un projet ? Une problématique ?
Léa BENOUAMER, experte en Efficience Commerciale
